Licences Copilot sous-utilisées : 5 leviers pour relancer l’adoption

Vous avez acheté des licences Microsoft 365 Copilot pour une partie de vos équipes. Quelques mois plus tard, le constat revient souvent : Copilot résume les réunions Teams, reformule deux ou trois mails, et la plupart des licences dorment. Dans la plupart des cas, le blocage vient du déploiement, rarement de l’outil lui-même.

Chez AI Sisters, cabinet de conseil en IA, on accompagne des entreprises qui sont exactement dans cette situation. Voici les cinq leviers qu’on actionne avec elles pour relancer l’adoption de Copilot en entreprise, dans l’ordre où ils produisent un effet, avec ce que vous pouvez mesurer dès cette semaine.

En bref

• Une licence Copilot sous-utilisée se voit dans le rapport d’utilisation du Centre d’administration Microsoft 365 : utilisateurs activés, utilisateurs actifs, adoption par application.
• Le premier levier est la mesure. Sans elle, vous ne savez pas quelles équipes relancer ni quelles licences réattribuer.
• Copilot décolle quand chaque métier repart avec deux tâches précises à lui confier, tirées de son quotidien.
• La formation marche quand elle se fait sur les vrais fichiers des équipes : un budget Excel, un contrat Word, une boîte Outlook.
• Un ambassadeur par équipe entretient l’usage après la formation, bien mieux qu’un mail de rappel.
• Les agents Copilot transforment une bonne demande en outil réutilisable. Chez Ipsen, près de 200 collaborateurs en ont construit en un après-midi.

À lire aussi : pourquoi si peu d’utilisateurs de Microsoft 365 paient pour Copilot et notre guide pour former vos équipes à Microsoft Copilot.

Pourquoi des licences Copilot dorment

Le scénario est presque toujours le même. La DSI attribue les licences, envoie un mail d’annonce et propose une démonstration générale. Les collaborateurs essaient Copilot sur une question vague, obtiennent une réponse moyenne, et reviennent à leurs habitudes. Seul le résumé de réunion Teams survit, parce qu’il ne demande aucun effort.

Trois causes reviennent dans les entreprises qu’on rencontre. Personne n’a dit aux équipes quoi demander à Copilot dans leur métier. La démonstration s’est faite sur des exemples fictifs, loin de leurs fichiers. Et une fois la session passée, personne ne relance, ne partage les bonnes demandes ni ne répond aux questions.

Pour comprendre. Une licence Copilot ressemble à un abonnement à une salle de sport offert par l’entreprise. La carte seule ne fait venir personne. Les gens viennent quand on leur propose un programme à leur niveau et qu’un collègue les attend le mardi soir.

Levier 1 : mesurer l’usage réel avant de décider

Avant de former qui que ce soit, regardez les chiffres. Microsoft fournit un rapport d’utilisation de Copilot dans le Centre d’administration Microsoft 365 : Rapports, Utilisation, puis Microsoft Copilot. Votre administrateur y a accès en quelques clics.

Lisez ces chiffres par équipe plutôt que par personne : ils servent à savoir où l’usage décolle et où il bloque. Les données arrivent avec environ 48 heures de décalage, ce qui suffit largement pour un suivi mensuel.

Ce diagnostic donne aussi une décision rapide : les licences sans aucune activité depuis plusieurs semaines peuvent passer à des personnes qui les réclament. Dans beaucoup d’entreprises, une liste d’attente existe déjà, sans que personne l’ait écrite.

Pour comprendre. Le taux d’utilisateurs actifs fonctionne comme le taux de remplissage d’un train. Savoir quelles voitures sont vides vous dit où envoyer un contrôleur, et quelles voitures retirer du convoi.

Levier 2 : un cas d’usage par métier, tiré du quotidien

« Utilisez Copilot pour gagner du temps » ne déclenche rien. « Dans Excel, demandez à Copilot de comparer le budget et le réalisé et d’isoler les cinq plus gros écarts » déclenche un essai le jour même. Le deuxième levier consiste à donner à chaque métier deux tâches précises, celles qu’il fait toutes les semaines.

C’est la logique qu’on a suivie avec VIAVEÏS, la filiale télécoms de VINCI Autoroutes. Le 20 octobre 2026, on a montré Copilot en direct à son comité de direction, dans son propre environnement Microsoft 365, sur ses sujets : comparer des avenants de contrats, structurer une veille, analyser un suivi budgétaire, préparer la synthèse d’un comité dans Excel. Chaque démonstration partait d’une responsabilité réelle d’un dirigeant présent dans la salle.

Pour trouver ces deux tâches par métier, le plus efficace reste un atelier court avec chaque équipe. Nos ateliers IA par métier partent de la liste de ce que l’équipe fait chaque semaine, puis testent Copilot dessus.

Levier 3 : former sur les vrais fichiers des équipes

Une démonstration sur un document fictif convainc la salle pendant une heure. Le lendemain, face à son propre fichier, le collaborateur ne sait plus quoi écrire. La formation qui relance l’adoption se fait sur ce que les équipes ouvrent tous les jours : le budget du trimestre, le contrat en cours de négociation, la boîte mail du lundi matin.

Chez VINCI Facilities, la session sur Copilot et Copilot Studio s’est appuyée sur des cas calibrés sur les activités du groupe : comptes rendus de réunion rédigés à partir de notes manuscrites, mails complexes, veille juridique et traduction de documents. La direction de l’innovation l’a résumé ainsi : « Nous avons compris que l’IA pouvait s’intégrer naturellement dans nos outils, sans complexifier nos méthodes. »

Trois réflexes à transmettre pendant la formation : désigner le fichier dans la demande, préciser pour qui est le résultat, et dire sous quelle forme on le veut (tableau, mail, trois phrases). Ajoutez la vérification : Copilot cite ses sources dans Microsoft 365, et chaque chiffre destiné à un comité se contrôle dans le fichier d’origine.

Levier 4 : des ambassadeurs dans chaque équipe

Une formation crée un pic d’usage. Ce qui le fait durer, c’est un collègue à qui poser la question « tu fais comment pour ça ? ». Désignez un ambassadeur Copilot par équipe : quelqu’un de curieux, qui utilise déjà l’outil, et à qui vous donnez un peu de temps chaque mois.

Son rôle est simple. Il collecte les demandes qui marchent et les partage dans un canal Teams. Il répond aux questions de premier niveau. Il fait remonter les blocages : un fichier mal rangé dans SharePoint, une fonction absente, un besoin qui mériterait un agent.

Pour embarquer tout le monde avant de passer aux équipes, un format collectif aide. VIAVEÏS a commencé par son CODIR, puis enchaîne avec un Show IA pour tous les collaborateurs et des ateliers par métier. Chez Ipsen, l’Agentathon finance a fonctionné de la même façon : tout le monde construisait sur Agent Builder, pendant que les « champions » allaient plus loin sur Copilot Studio. Ces champions sont vos futurs ambassadeurs.

Pour comprendre. L’ambassadeur joue le rôle du voisin qui sait régler la box internet. Vous n’appelez pas le support pour une question de deux minutes, vous frappez à sa porte. Sans lui, la question reste sans réponse et l’outil reste dans le tiroir.

Levier 5 : passer aux agents Copilot

Une bonne demande à Copilot prend parfois dix ou vingt minutes à écrire. Puis la conversation se ferme, et tout est à refaire le mois suivant. Un agent Copilot garde ces instructions, les documents de référence et le format de sortie. On l’écrit une fois, on le teste, on le partage à l’équipe.

Les meilleurs candidats sont les tâches récurrentes, avec des données d’entrée stables et un livrable au format connu : le commentaire de gestion mensuel, la note de synthèse pour le comité, la réponse type à une demande fournisseur. Agent Builder, intégré à Copilot, suffit pour les premiers agents. Copilot Studio prend le relais quand il faut connecter d’autres sources ou automatiser davantage.

Les équipes métier savent le faire. Le 17 septembre, près de 200 collaborateurs finance, achats et IT d’Ipsen ont construit leurs agents sur Copilot en un après-midi, en six rounds de 20 minutes : créer l’agent, lui donner les documents métier, vérifier qu’il cite ses sources, l’améliorer, le connecter à Outlook, Teams ou SharePoint, puis chiffrer le temps gagné. Chez Meilleurtaux, 93 collaborateurs qui n’avaient jamais codé ont sorti 14 agents en trois heures sur Copilot Agent Builder.

Quand un agent doit aller plus loin, se brancher sur un CRM ou un ERP, ou tourner sans intervention, l’AI Sisters Lab le conçoit avec vous. Voyez notre page agents IA et notre offre de création d’agents IA sur mesure.

Le plan sur 90 jours

Les cinq leviers s’enchaînent sur un trimestre. Voici l’ordre qu’on suit avec nos clients.

1. Semaines 1 et 2, mesurer. Relevez les utilisateurs activés et actifs, l’adoption par application et les licences inactives. Classez les équipes en trois groupes : celles qui utilisent, celles qui ont essayé, celles qui n’ont jamais ouvert Copilot.
2. Semaines 3 et 4, choisir les cas d’usage. Avec chaque équipe, listez ce qu’elle fait chaque semaine et retenez deux tâches à confier à Copilot. Commencez par des tâches sans données sensibles.
3. Semaines 5 à 8, former. Un atelier par équipe, sur ses fichiers, avec une fiche de demandes prêtes à copier. Nos formations sont finançables par votre OPCO.
4. Dès la semaine 5, nommer les ambassadeurs. Un par équipe, un canal Teams pour partager les demandes qui marchent, un point mensuel de trente minutes.
5. Semaines 9 à 12, créer les premiers agents. Partez des tâches récurrentes repérées en atelier. Un Agentathon d’un après-midi permet d’en sortir plusieurs d’un coup.

Au jour 90, refaites la mesure du levier 1 et comparez. Les licences encore inactives changent de main, et les équipes qui ont décollé deviennent l’exemple à montrer aux autres. Pour chiffrer le gain, appuyez-vous sur notre méthode de calcul du ROI d’une formation IA.

À retenir

• Une licence Copilot sous-utilisée se mesure : utilisateurs activés, utilisateurs actifs, adoption par application, date de dernière activité.
• Lisez ces chiffres par équipe, pour savoir où agir.
• Donnez à chaque métier deux tâches précises à confier à Copilot, tirées de sa semaine.
• Formez sur les vrais fichiers : la demande précise fait toute la différence.
• Un ambassadeur par équipe entretient l’usage après la formation.
• Les tâches récurrentes deviennent des agents Copilot, que les équipes métier savent construire.
• Au bout de 90 jours, remesurez et réattribuez les licences qui dorment encore.

Sources

• Microsoft Learn, Rapport d’utilisation de Microsoft Copilot, Centre d’administration Microsoft 365, consulté le 6 novembre 2026.
• Microsoft Learn, Tableau de bord Microsoft Copilot pour les clients Microsoft 365, consulté le 6 novembre 2026.
• Microsoft Learn, Présentation de Microsoft Copilot Studio, consulté le 6 novembre 2026.
• AI Sisters, VIAVEÏS (VINCI Autoroutes) initie son CODIR à Copilot, 28 octobre 2026.
• AI Sisters, L’Agentathon finance d’Ipsen, 24 septembre 2026.